Come organizzare un'agenda di lavoro in 5 mosse

Sapere come organizzare un'agenda di lavoro significa pianificare il tempo nel migliore dei modi, per evitare lo stress e favorire la produttività e la collaborazione.

In genere, è utile avere una visione a lungo termine, per gestire le scadenze, e un quadro giornaliero per scandire la giornata produttiva senza sovraccaricarsi.

Ecco i passi e i consigli per l'organizzazione del planner:

1) Scegliere l'agenda per il lavoro

In commercio, trovi dei modelli business, ma puoi anche usare un modello giornaliero e dividere l'agenda in sezioni. Se poi hai bisogno di avere una visione di insieme, allora prendi un'agenda settimanale o mensile o aggiungi il planner settimanale o il planner mensile in quella giornaliera.

In alternativa, puoi usare uno strumento digitale, soprattutto se hai l'esigenza di avere a disposizione un'agenda di lavoro condivisa. In questo caso, puoi scegliere un'app o un programma apposito, personalizzare il classico foglio excel, optare per Google Calendar o Outlook e simili.

2) Individuare i task di routine

Pensa a quelle operazioni e alle attività che tu e/o i tuoi colleghi fate ogni giorno, ai task ricorrenti e ordinari. Possono essere specifici per il tipo di lavoro che fai o trasversali come il controllo della mail e le riunioni. Individuarli serve per collocarli in slot temporali ben definiti ed evitare di perdere tempo.

3) Fare un quadro delle scadenze

Scrivi tutte le deadline e i passi da fare per rispettare le consegne, se i progetti sono articolati, quindi pianifica i tempi aggiungendo sempre qualche giorno per una stima realistica e gli eventuali imprevisti.

4) Stabilire le priorità del lavoro

Anche in ambito lavorativo, è fondamentale stabilire le priorità. Usa la matrice di Eisenhower per mettere a fuoco le cose più urgenti, da fare prima.

5) Dividere l'agenda di lavoro in sezioni

Una volta che hai messo a fuoco task ordinari, scadenze, fasi di progetti e priorità, non ti resta che organizzare l'agenda di lavoro:

• Sul medio e lungo termine, a livello settimanale e mensile, annota scadenze, deadline e appuntamenti;
• Giorno per giorno, dividi l'agenda in sezioni che possono essere: priorità, cose da fare per il progetto x, to do list per una certa scadenza, videocall, telefonate, controllo della mail ecc.

In generale, cerca di assegnare un blocco di tempo a ogni sezione o tipo di attività.