Scrivere una mail convincente ed efficace serve per il lavoro, per relazionarsi con istituzioni e aziende, per comunicare con amici e familiari, per organizzare un evento o un’iniziativa: vediamo come fare con alcune dritte per la redazione del testo e il controllo.
Come scrivere una mail convincente: 7 trucchi per farsi leggere
Ecco i consigli per scrivere una mail efficace:
1) Pensa a chi leggerà la mail
Anche la scrittura di buona mail parte dal lettore, dal destinatario che la riceverà: che rapporto c'è tra voi? Devi essere formale o puoi essere anche informale? Cosa sa dell'argomento della mail? Di quali informazioni ha bisogno? Devi esplicitare tutto? Rispondere a queste domande, ti aiuta a dare forma al messaggio in modo da renderlo chiaro e accattivante per chi lo leggerà.
2) Cura l'oggetto
Inserisci un oggetto della mail breve e preciso che dia l'idea dell'argomento o incuriosisca.
3) Inizia con gentilezza
Non scrivere direttamente il messaggio, ma apri con un'espressione del tipo "Gentile Maria Rossi".
4) Vai al sodo
Cerca di scrivere un testo breve o almeno non perderti in giri di parole e paroloni.
5) Formatta il testo
Per scrivere una mail convincente, rendi il messaggio più leggibile con la formattazione e l’organizzazione del testo: valuta di dividere il messaggio in paragrafi, inserisci gli elenchi puntati (se servono), metti in grassetto le parole chiave (ma senza esagerare).
A seconda del rapporto che hai con il destinatario della mail, puoi anche aggiungere emoticon ed emoji.
6) Chiudi in bellezza
Cura l'ultima frase che chiude la tua mail e, a seconda del destinatario, cerca un equilibrio tra formalità e sincera gentilezza. Ovviamente firma.
7) Fai un controllo
Per scrivere una mail efficace, attenzione a:
- errori di ortografia e di battitura;
- indirizzi mail: controlla che siano corretti e che tu abbia inserito in ccn gli indirizzi che non vuoi far vedere, soprattutto se mandi la mail a persone che non si conoscono;
- allegati: nominali in modo appropriato, manda quelli che effettivamente servono e controlla che ci siano tutti.
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