Può capitare di dover scrivere una mail formale e non sapere assolutamente da che parte iniziare. Ad esempio, come scrivere una mail a un professore? Potremmo ritrovarci di fronte allo schermo del computer o del nostro smartphone sia nei panni di genitori che devono scrivere all'insegnante dei propri figli sia nei panni di studenti che devono chiedere qualcosa. Come essere formali senza apparire troppo stucchevoli?
Può capitare per diversi motivi di dover scrivere a una maestra di scuola elementare, a un insegnante di scuola media, a un docente di superiori e università. La pandemia ha favorito lo scambio di comunicazione tramite mail, una modalità sicuramente veloce e comoda, da utilizzare se non si hanno particolari urgenze o non si ha fretta di ricevere una risposta. Si tratta di messaggi inviati non tra amici, che quindi dovrebbero seguire determinate regole di comunicazioni.
Innanzitutto, è bene scrivere sempre all'indirizzo di mail istituzionale, quello fornito dalla scuola, non cercando la mail personale del professore. Lo stesso deve fare il mittente, chi invia il messaggio: evitiamo mail troppo fantasiose, usiamone una seria con nome e cognome o, se si è studenti, la mail fornita dall'istituto scolastico: ormai ce l'hanno tutti. Ricordiamoci di mandare il messaggio solo ed esclusivamente a un destinatario alla volta: l'elenco "telefonico" delle mail di tutti quelli che la riceveranno è davvero poco galante, se non contro la privacy.
Nell'oggetto della mail, che deve essere sempre scritto (così chi la riceve sa di cosa si parlerà), in poche parole dobbiamo spiegare quello che sarà contenuto nel testo che andremo a scrivere. Ad esempio, "Richiesta informazioni compito in classe", "Richiesta informazioni colloquio con i genitori" o altro ancora. Mai scrivere tutto in maiuscoletto: la netiquette di internet, infatti, dice che così facendo è come se, parlando, gli urlassimo contro.
La mail va iniziata con Egregio oppure Gentile, poi Professor o Professoressa e il nome e cognome dell'insegnante. Dopo aver messo una virgola si va a capo, in questo modo:
"Gentile/Egregio Professor/Professoressa/Prof./Prof.ssa Tizio Caio,
Le scrivo"
Dopo questo inizio, possiamo scrivere in modo formale e con frasi chiare quello che vogliamo sapere, dando sempre del Lei al nostro professore. La mail, può essere conclusa in questo modo
"RingraziandoLa per una gentile risposta, Le rivolgo i miei più cordiali saluti
Firma"
Se il professore non ci conosce, meglio iniziare la mail con una breve presentazione, così almeno saprà chi siamo.
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