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La domanda su come organizzare una to do list non è banale. Si tratta, infatti, di fare una lista di cose da fare efficace, che non ci faccia perdere tempo e non ci faccia cadere nella frustrazione, anzi migliori la produttività e renda sereno l'approccio agli impegni e alle scadenze.
Come fare una to do list: il primo passo
Il primo step è scrivere tutte le cose da fare, dalle scadenze lavorative alle faccende domestiche, dalle telefonate al controllo della mail, dagli impegni che richiedono gli altri al tempo per te, dalle cose quotidiane a quanto vuoi fare nel tempo libero. Cerca di prendere nota di tutto: solo così potrai avere un quadro generale e intervenire sulla lista, per cercare di snellirla e ottimizzarla.
Come organizzare una to do list
L'obiettivo è ridurre i punti dell'elenco. Il numero cambia in base alle scuole di pensiero: può essere costituito da una priorità, 3 cose davvero importanti, un tetto massimo di 7 task.
Ma come creare la lista di cose da fare? Prova questi trucchi:
1) Articola la lista in più sottoliste. Ti sembra di complicarti la vita? Così snellisci la maxi lista e la ottimizzi perché raggruppi le attività in base al criterio che ritieni più funzionale per te. Ecco qualche esempio su come suddividere le cose da fare in base a:
- priorità. Usa la matrice di Eisenhower, per individuare le cose urgenti e importanti e delegare o eliminare quelle che puoi mettere da parte;
- attività simili per ambito, ad esempio lavoro, casa, altri, tempo per sé e così via;
- cose da fare nello stesso posto;
- cose da fare ogni giorno.
2) Distribuisci le cose da fare nel tempo, nel mese, nella settimana o in un giorno, prevedendo in modo approssimativo quanto tempo dedicherai. In particolare, a ogni cosa o a ciascuna sottolista, dedica un blocco di tempo come un quarto d'ora, un'ora, una parte della giornata, un giorno della settimana o del mese.
3) Non scrivere le cose da fare in 2 minuti, ma falle subito. Se sono più attività, al limite, prendi in considerazione l'opzione di raggrupparle e smaltirle in un lasso di tempo dedicato.
Come scrivere una to do list
Ricopia le liste usando gli strumenti dove puoi organizzare le cose da fare, su supporti cartacei o digitali. Puoi usare anche colori diversi e segnare pure luoghi e persone.
L'organizzazione grafica cambia in base al criterio che hai usato per organizzare la to do list efficace. Ad esempio, puoi scrivere l'etichetta delle cose da fare, come urgenti e importanti o lavoro o cose da fare in centro, e scrivere sotto o accanto ad essa le attività. Oppure puoi usare diversi colori in base alla priorità, dal rosso al verde, o ancora, scrivere ogni sottolista o le singole cose da fare su dei post-it colorati.
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